Fichas técnicas de cócteles: toda la barra sirve igual

Las fichas técnicas de cócteles son la forma más barata de conseguir que un mismo cóctel salga igual lo prepare quien lo prepare. Si tu Negroni sabe distinto un viernes por la noche que un martes por la tarde, no tienes un problema de talento: tienes un problema de sistema.

En este artículo te explico qué debe llevar una ficha, cómo se usa para formar a un equipo y cómo evitar que se quede en un PDF olvidado. Lo cuento desde la barra, no desde la teoría.

Por qué estandarizar recetas cambia el negocio

Cuando una barra no está estandarizada, cada bartender corrige «a ojo». Con buena intención, pero con consecuencias:

• El cliente no recibe lo que pidió. Y si repite, no sabe qué cóctel va a encontrar.
• El coste se descontrola. Un chorrito de más en cada servicio se convierte en botellas al final del mes.
• Formar es lento. El nuevo aprende de quien tiene al lado, copiando también sus vicios.
• No puedes escalar. Sin receta escrita, el conocimiento vive en la cabeza de dos personas. Si se van, se va la carta.

La estandarización no mata la creatividad. Al contrario: fija la base para que la creatividad se note donde tiene que notarse, en la carta nueva y en el trato con el cliente, y no en improvisar medidas.

Qué debe llevar una ficha técnica de cóctel

Una ficha buena cabe en una página y se lee en diez segundos con las manos mojadas. Estos son los campos que yo no negociaría:

Dos matices importantes:

1. Cantidades siempre medidas. Si la ficha dice «un poco de» o «un dash generoso», no es una ficha, es una sugerencia.
2. Marcas concretas. Cambiar una referencia por otra altera sabor y coste. Si se sustituye, se actualiza la ficha.

Un ejemplo de estructura (inventado, solo para ilustrar)

Esto es un esquema genérico, no una receta de ningún bar:

Los números te los pone tu propio escandallo, con los precios de tus proveedores.

Cómo usar las fichas para formar al equipo

Una ficha sin proceso de formación es papel. Con proceso, es el mejor manual de incorporación que puedes tener.

1. Explica el porqué antes que el cómo. El equipo cumple mejor lo que entiende: por qué esa dilución, por qué ese vaso.
2. Prepara el cóctel delante de ellos con la ficha en la mano. Primero tú, luego ellos, y tú observas.
3. Hazles servir el mismo cóctel varias veces. Lo ideal es comparar entre varias personas: mismo peso, mismo volumen, misma presentación.
4. Cata y corrige en grupo. Sin culpables: el objetivo es que el sistema funcione.
5. Evalúa antes de dejarlos solos en servicio. Una pequeña prueba práctica por cóctel de la carta.

En Stillroom Academy, donde doy los cursos, trabajamos en grupos de ocho alumnos como máximo precisamente para poder corregir el gesto de cada persona. Esa lógica de grupo pequeño y práctica repetida es la misma que recomiendo en una barra: pocas personas, una ficha clara y seguimiento cercano. Si quieres formar a tu equipo con ese método, lo trabajo en la formación de equipos de barra. Y si eres tú quien va a liderar esa barra, te interesa leer de bartender a jefe de barra.

Dónde guardar las fichas para que se usen

La mejor ficha es la que está a la altura de la mano. Hay tres formatos habituales:

No hay un formato correcto para todos. Para una barra pequeña, papel y una hoja de cálculo bien llevada pueden bastar. Cuando la carta crece, hay rotación de personal o quieres que el coste se recalcule cuando los proveedores suben precios, una herramienta que una fichas y costes ahorra mucho trabajo manual. Es lo que hace Miselup, un software de gestión para hostelería, del que soy distribuidor, que conecta fichas técnicas, alérgenos y escandallos. Si lo que necesitas es calcular el coste primero, te puede ayudar el artículo sobre el escandallo de cócteles.

Errores frecuentes al crear fichas técnicas

• Copiar fichas de internet. Una plantilla de otro bar no refleja tus marcas, tu hielo ni tus costes. Úsala como esqueleto, no como contenido.
• Dejarlo para cuando haya tiempo. Cuando no tienes ficha, tienes tantas versiones como bartenders.
• No incluir las elaboraciones propias. Si el cordial no tiene ficha, el cóctel no está estandarizado, por muy bien escrita que esté la ficha del cóctel.
• Fichas sin dueño. Alguien tiene que ser responsable de la versión vigente y de retirar las anteriores.
• Fichas que nadie revisa tras cambios de proveedor. Un cambio de marca sin actualizar es una ficha falsa.

Cómo mantener las fichas vivas

Haz del mantenimiento una rutina, no un proyecto:

• Revisión de todas las fichas en cada cambio de carta.
• Una persona responsable de versiones y de retirar las obsoletas.
• Un cuaderno de cambios: qué se modificó, cuándo y por qué.
• Cada nuevo miembro del equipo pone a prueba la ficha: si encuentra un fallo, lo anota.

Una ficha que se corrige es una ficha viva. Y una barra con fichas vivas se nota en la copa y en las cuentas.

Fichas para cada tipo de servicio

No todos los cócteles se estandarizan igual. Conviene que la ficha refleje la realidad de cada servicio:

• Cócteles clásicos. Aquí manda la precisión: medidas, dilución y temperatura. Una variación de cinco mililitros se nota.
• Cócteles de autor. Además de la receta, la ficha debe recoger las elaboraciones propias y su procedimiento, porque ahí está la identidad de la carta.
• Cócteles sin alcohol. Merecen la misma ficha que los demás; si se preparan «a ojo», la sección pierde credibilidad (lo explico en la carta de cócteles sin alcohol).
• Servicios de eventos o de alto volumen. La ficha incluye la versión por lote o por jarra, con la cantidad preparada de una vez y cómo se mantiene (más en cócteles en batch para bares).

Al estandarizar una carta, conviene empezar por separar estos grupos. Así se ve enseguida dónde hay más riesgo de que el resultado cambie de una persona a otra, y ahí se pone el esfuerzo primero. En Stillroom, donde dirijo la parte creativa de la barra, el laboratorio y las elaboraciones propias están a la vista: lo que se prepara antes del servicio importa tanto como el servicio. Esa idea se traslada a cualquier barra.

Cómo empezar esta semana

Si tu barra hoy no tiene fichas, no hace falta un gran proyecto. Con esta secuencia sencilla avanzas rápido:

1. Lista todos los cócteles de la carta y ordénalos por ventas.
2. Elige los cinco más vendidos y escribe su ficha con las medidas reales que se usan hoy.
3. Prepara cada uno con la ficha delante y comprueba que sabe y se ve como debe.
4. Corrige la ficha, no la copa: si la ficha no funciona, se arregla la ficha.
5. Imprímela, plastifícala o súbela a la herramienta que uses, y retira cualquier versión anterior.
6. Repite con el siguiente grupo de cinco hasta cubrir toda la carta.

En poco tiempo pasas de «cada uno lo hace a su manera» a un sistema que cualquiera puede aprender, y que además te da la base para calcular costes con datos reales.

Y si quieres ayuda para montarlo

Estandarizar una barra no consiste en repartir plantillas, sino en decidir qué se mide, quién responde de cada cosa y cómo se forma al equipo para que se mantenga solo. Si quieres que revisemos juntos tus fichas, tus costes o la formación de tu equipo, cuéntame cómo trabaja tu barra a través de la página de contacto y vemos por dónde empezar.

Temas: fichas técnicas cócteles · estandarizar recetas · formación de equipos de barra · gestión de barra

StillroomMi barra en Moreto 9, Los Jerónimos. 19 cócteles en carta y un laboratorio de fermentos a la vista.stillroom.co

Stillroom AcademyLos cursos que imparto en la misma barra y el mismo laboratorio. Grupos de ocho como máximo.academy.stillroom.co